POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD

1. Identificación del responsable

ELENST S.A.S., sociedad comercial por acciones simplificada, legalmente constituida en Colombia, identificada con NIT 901.498.409-4, con domicilio principal y dirección de notificación en la Calle 52 C # 85 H - 26 de Bogotá D.C., teléfono (601) 704 1289, celular +57 304 630 3713, correo electrónico info@elenst.com y sitio web www.elenst.com, actúa como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de los datos personales que recolecta en desarrollo de su objeto social.

2. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a todo dato personal recolectado por ELENST S.A.S., por cualquier canal —sitio web, WhatsApp, correo electrónico, formularios de vinculación, marketplaces autorizados, atención presencial o telefónica—, y vincula a todos sus colaboradores, contratistas y encargados del tratamiento.

3. Marco legal

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), la Ley 1266 de 2008 en lo relativo a datos de contenido financiero, crediticio, comercial y de servicios, y las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten.

4. Definiciones

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, en particular las de Titular, Responsable, Encargado, Tratamiento, Autorización, Base de Datos, Dato Público, Dato Semiprivado, Dato Privado y Dato Sensible.

5. Principios

ELENST S.A.S. aplica en todo tratamiento los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

6. Datos objeto de tratamiento

ELENST S.A.S. trata datos de clientes, prospectos, proveedores, aliados, colaboradores y candidatos, así:

6.1. Datos de identificación y contacto: nombre o razón social, tipo y número de documento, NIT, dirección, ciudad, correo electrónico y teléfonos.

6.2. Datos de representación: documentos que acreditan la facultad legal para actuar en nombre de terceros.

6.3. Datos comerciales y transaccionales: historial de cotizaciones, pedidos, facturación, entregas, garantías y reclamaciones.

6.4. Datos financieros y crediticios: información necesaria para el análisis deriesgo, el otorgamiento de cupos y plazos, y el reporte de comportamiento de pago. El tratamiento de estos datos se sujeta además a la Ley 1266 de 2008.

6.5. Datos técnicos y de navegación: dirección IP, identificadores de dispositivo, cookies y datos de comportamiento en la plataforma, conforme a la política de cookies publicada en el sitio web.

6.6. Datos sensibles. ELENST S.A.S. NO recolecta datos sensibles en su operación comercial ordinaria. Cuando por una finalidad específica y legítima resulta necesario recolectarlos, se informará expresamente esa condición, se advertirá que el Titular NO está obligado a autorizar su tratamiento, y se recabará autorización explícita y por separado.

6.7. Datos de menores de edad. ELENST S.A.S. no dirige sus servicios a menores de edad ni recolecta deliberadamente sus datos. De constatarse la recolección involuntaria de datos de un menor, se procederá a su supresión.

7. Finalidades del tratamiento

7.1. Gestionar la relación precontractual y contractual: atender solicitudes, elaborar cotizaciones, procesar pedidos, facturar, gestionar la importación y nacionalización de mercancía, coordinar entregas y atender garantías.

7.2. Evaluar riesgo crediticio: consultar, procesar, reportar y actualizar información ante operadores de información financiera y centrales de riesgo, conforme a la Ley 1266 de 2008, para la concesión y seguimiento de cupos y plazos.

7.3. Registrar operaciones ante fabricantes y mayoristas internacionales ("deal registration"), con el fin de obtener condiciones comerciales, descuentos, garantías y soporte técnico especializado.

7.4. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, aduaneras y de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, incluida la debida diligencia de conocimiento del cliente, proveedor y contraparte.

7.5. Prevenir el fraude y garantizar la seguridad transaccional: verificar identidad, validar pagos y detectar operaciones inusuales.

7.6. Enviar comunicaciones comerciales y de fidelización sobre productos, novedades tecnológicas y cambios normativos o arancelarios que afecten precios. El Titular puede oponerse a esta finalidad en cualquier momento, sin que ello afecte las demás.

7.7. Realizar analítica interna y mejora de la experiencia del usuario en los canales digitales.

7.8. Gestionar procesos de selección y vinculación de personal y contratistas.

8. Autorización

La autorización del Titular se obtiene por medios que permiten su posterior consulta: aceptación expresa en formularios físicos o electrónicos, casillas de verificación, correo electrónico, o conductas inequívocas de las que se concluya que la otorgó. ELENST S.A.S. conserva prueba de la autorización.

No se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, de datos de naturaleza pública, de casos de urgencia médica o sanitaria, del tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos previa disociación, o de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. Vigencia

La presente política entra en vigor a partir de su publicación. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras sea necesario para cumplir con las finalidades descritas o mientras persista la relación comercial y legal con el titular.

9. Encargados del tratamiento

ELENST S.A.S. puede apoyarse en terceros que traten datos por su cuenta — proveedores de alojamiento y nube, plataformas de facturación y contabilidad, pasarelas de pago, herramientas de mensajería y analítica, operadores logísticos y aliados comerciales—. Con ellos se suscriben o exigen compromisos de confidencialidad y de tratamiento conforme a esta política y a la ley.

10. Transferencia y transmisión internacional de datos

Por la naturaleza de la operación —importación, distribución autorizada de marcas internacionales y uso de servicios en la nube— ELENST S.A.S. transfiere y transmite datos a terceros ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, Brasil y países de la Unión Europea.

Dichas transferencias se realizan con fundamento en la AUTORIZACIÓN EXPRESA E INEQUÍVOCA que el Titular otorga al aceptar esta política, en los términos del literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, o en cualquiera de las demás excepciones previstas en esa norma cuando resulten aplicables, en especial la necesidad de la transferencia para la ejecución de un contrato entre el Titular y ELENST S.A.S.

ELENST S.A.S. exige a sus destinatarios y encargados en el exterior compromisos contractuales de confidencialidad y de tratamiento conforme a las finalidades aquí descritas.

11. Vigencia

El Titular tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.

c) Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante ELENST S.A.S.

e) Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.

f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

12. Vigencia

12.1. Canal. Toda consulta o reclamo debe dirigirse al Oficial de Protección de Datos al correo electrónico info@elenst.com, o a la Calle 52 C # 85 H - 26 de Bogotá D.C.

12.2. Consultas. Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas en ese término, se informará al interesado, expresando los motivos y la fecha de respuesta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.3. Reclamos. Se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlos en ese término, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.4. Requisitos. El reclamo debe contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.

12.5. Base de datos parcialmente en discusión. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

13. Vigencia

Los datos se conservarán mientras subsista la relación comercial o laboral y terminada esta, durante el término necesario para cumplir las obligaciones legales de conservación —en particular las contables, tributarias, aduaneras y de prevención de lavado de activos— y para atender eventuales reclamaciones, garantías o requerimientos de autoridad. Cumplidos esos términos, los datos se suprimen o se anonimizan.

14. Vigencia

ELENST S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, incluidos controles de acceso, cifrado en tránsito, copias de seguridad y compromisos de confidencialidad del personal. El Titular reconoce que ningún sistema de información es absolutamente inexpugnable.

15. Vigencia

Cuando no sea posible poner esta política a disposición del Titular al momento de la recolección, ELENST S.A.S. le comunicará un aviso de privacidad con la identificación del Responsable, las finalidades del tratamiento, los derechos que le asisten y el medio para conocer esta política.

16. Vigencia

ELENST S.A.S. podrá modificar esta política. Los cambios sustanciales se comunicarán a los Titulares por el canal de contacto registrado o mediante aviso visible en www.elenst.com, con al menos diez (10) días de antelación a su entrada en vigencia.

17. Vigencia

Versión: 3.0

Fecha de aprobación: 19 de septiembre de 2026

Fecha de entrada en vigencia: 10 de septiembre de 2026

Reemplaza: Versión 2.0 del 20 de enero de 2026

Aprobada por: Representación Legal de ELENST S.A.S.

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